管理好自己,就能管理好时间

 新闻资讯     |      2019-10-14

前几天在微信群里有位朋友问,上班族应该怎么管理时间。

昨天晚上我的朋友Zara对我说,她很焦虑,因为明天长假后上班就要进入四季度业绩冲刺,估计团队又有小朋友要掉链子了,平时上班都有人觉得时间不够用,长假一放松更是有人状态涣散,效率低下。

每个人都有很多角色,都有做不完的事,而且现代人多了个外挂的器官——手机,时时在线,信息过载,时间注意力都容易被分割成碎片。

人生每件事都与时间处理有关,即使是宝贵的注意力,没有时间也无法安放。时间对每个人总是公平有限的,有限的资源对于无尽的需求总是匮乏的,时间不够用其实是正常的。

时间管理是已经是很多人耳熟能详的技能,只不过时间公平流逝,时间管理技巧学得再多,也无法和其他资源一样会多出来。所以我们无法单一去管理时间,只能管理自己。

我自己是这样分配时间的:

一、行为分类

我是按项目分类来安排我的时间。

项目一般分为三类:常规项目、重点项目、特别项目。

1、常规项目主要是日常的行为,比如运动、阅读、写作、常规的工作,比如常规的会议、沟通、邮件,娱乐,亲子…..这些都是生活中必不可少的基石。

将日常工作安排死,把生活节奏安排好才能保持生活的节奏感。

2、重点项目指每段时间的重点任务,比如,公司重大活动、阶段业务目标、写论文、考证书等

3、特别项目指突发事件或非常规工作,比如客户拜访、活动邀请、特殊任务、预期外的事情等。

每个人每天的时间都是一样的,无论你事情多少,做什么、怎么做,都会把时间消耗掉。

一件事没时间做,大多是因为没把这件事排入一天的日程表。

一个人总是没时间做重要的事,往往都是因为处事被动,工作上由人安排,生活上随心随性,很容易忙而无功。

我的经验是没有把这三类行为规划好,就会有“书到用时方恨少”的结局。

比如没有常规保养身体,身体出毛病就影响工作效率甚至要去医院,常规项目积累不够,慢慢都会变成了突发项目;

如果我们每天在固定时间点做固定的事,制订出节奏,养成习惯,很多事就不再消耗意志力,省去了痛苦纠结的时间,效率就会变高。

比如写作,我每天必写三千字,以前还要提醒自己,现在绝大部分时间在早晨写晨间日记后顺手就完成了。

比如我和团队的交流,我们公司向我直接汇报的经理就超过二十人,还分散在很多地方,很容易一两个月忙得都没时间交流一次,有了常规交流时间,每人至少有一次单独交流。

同时,没有安排时间集中攻克一些重点项目,就不会有好的成绩。比如到需要证书时拿不出,需要亮眼的成绩时结果平平。

二、日程表

常规项目要在日程表上订好时间,重点项目一定要保证时间,这两者都在日程表上确定好时间,而日程表一定要留有余地,给特别项目。

我的日程表管理是用三个日历APP+备忘录+微信提醒:

1、一个是苹果自带日历,这里用的基础是加拿大的时间表,自带了加拿大假日,中国农历,Icloud、outlook日程自动同步;

2、一个更适合中国情况:朝夕日历,中国放假,语音输入日程等功能强大。

两个日历之间基本是同步的,但仍会有些差异,所以两者都有提醒对我很重要。

这两个日程表,我主要将未来的重要日程记上,比如未来的会议、上课的课程表,另外,我一般将回加拿大的日程半年前甚至一年前就订好,如果没有提醒记录,很容易会忘记。

3、我还会用一个倒数日日历(days Matter),记一些备忘,比如洗牙、体检、孩子检查视力、车子年检等等。这样会很清楚地记住哪一天洗过牙,哪一天要去买保险了等等。

4、有些突发的一次性事件,我还会辅之以微信提醒。有些重要事宜还会用手机备忘录。比如突然有加入的非重要的约会,我会在微信上直接提醒。

将固定的日程记入日程表,一方面清空大脑,另一方面,也避免了时间地点事件上有冲突。

定下日程中的重要节点,保证重要的事不遗漏、不冲突,就不要再担心日程混乱了,偶尔调剂也会心中有数。

我是讨厌“到时候再说”这种约会的,那些没有提前预约的活动也很难找得出时间参加。

但是人生总有一些特殊情况要处理,日程上一定要适当留白,不要让自己活得太过“干燥”。

三、乐橙清单

保证重点项目的执行和常规项目的节奏就必须有清单。我用电子清单和手写清单。

我自己电脑用的是微软的生态,所以电子清单用神奇清单用了很多年,滴答清单也很好用。

电子清单主要是用在每日事件和项目清单上。

我的常规清单包括:
清晨仪式、开工仪式、今日to-Do、收工仪式、睡前仪式
周、月、季度清单
我以前的文章里也介绍过,这里不详述了。

项目清单包括:
美剧清单
想要去的地方清单
想读的书清单
长假日清单
……

电子清单主要是保证自己不会遗漏掉一些事。比如我早晨会吃一粒维生素,以前常忘,后来放在清晨仪式清单里,就再没忘记过。

比如我个人喜欢看美剧、读书,看到一些好的剧或书推荐,平时也不一定就有空看,就可以放在美剧清单或想读的书清单里,在有空闲时,翻出清单就可以一一清掉,也不必再花时间在网上漫无目的的找了。这个十一国内放假,我也难得清闲些,就顺便薅掉了刘玉玲的《致命女人》。

手写清单中最重要的是每日To-Do:

我是每天用纸笔记下当日待办事宜的,手写比电子清单效率更高,参与感更强。我习惯早晨开工前花一分钟把每天要做的所有事(公事、私事、重要的、一般的)都列在清单上,做完一件划一件。

每天强迫自己一定把重要项目列在清单首位,然后才是常规工作。这个遵循:“最重要的事只有一件”原则,不做完这件事不划掉当日清单。

四、记录反思

我的反思分三种:

1、清单检查

我有每日收工仪式,其中有一项就是检查当日清单完成和时间安排。

在时间管理中,常见的“拖延”和“草率”都是因为没有把时间分配好。拖延是没有勇气做重要的、困难的事,草率往往是思考不够,匆匆忙忙,时间表留白不够。

只有每日检查,才能发现自己在回避一些什么,应该放弃掉什么,让自己尽量处理应该处理的事件,学会把资源放在重要的事上才是自己进步的方式。

2,日记反思

没有反思就不会有提高,但没有记录很难有准确的反思复盘。

审视自己很多时候不能光看结果,而是要从时间分配的过程中找到原因。

我有记录的习惯,每日日记时也是反思的重要时刻。

我每日的晨间日记上会回顾前一日的工作,也会顺便审视自己这几年那一天的活动,看看自己有没有改变和进步。

虽然不一定完全百分百达成目标,总体还是满意的。

3、项目复盘

每次重大项目结束后,我会有专门针对这项项目做复盘。

比如今年公司三月做了个国际猎头齐聚上海的项目,在结束后我会将资料集中,收集整理思考,做个项目复盘,整理出流程和大概的品控手册。以供下次类似活动参考。

比如去年我考了人力资源一级考试,这就算一个项目。我会在拿到证书后将这件事的起与终及后续影响做一个复盘,遇到类似的事情会更有把握。

项目复盘虽然我经常做,但觉得自己其实还是比较懒惰,花的时间太少,确实做得还很不够。

五、他山之石

读书时,有意识的学习各家之长。时间管理是一大分类,有很多图书音视资料可以学习,碎片时间都可以学习。

这里推荐叶武滨老师总结的关于时间管理的ABC255法。

A、B、C是指把所有事件分为三类:

1、A类事件:必须由自己亲自执行的重要事情,往往是计划内已经安排的。
2、B类事件:突发的紧急状况,往往是计划外的。
3、C类事件:那些对我们产生内外部干扰,却又不那么重要或紧急的事情

如何正确地处理事情,简单来说:做A推迟B记录C

一定要保证A事件的顺利完成,不要让其他的琐碎的事情干扰我们完成A类事件,
允许B类事件的发生(到后期逐渐减少B类事件);
如果期间B类事件是必须先处理的话,
我们可以暂时先完成B类事件,
完成过后我们依然要先确保A类事件;
A、B都完成后,才是完成我们的C类事件。

A类事件才是对我们最有效能的事情(积累得越多,对我们人生的影响越大);
B类事件往往是生活中无法预料或者预估的事情(尽量减少,加大自身对事件的把控能力);
C类事件是对我们而言产生效能最低的(尽量不要把过多的时间放到此类事件中)。

可见,如何做好A是我们最重要的事,这也是我们要吃掉的“大青蛙”

如何高效执行A呢? 叶武滨老师团队设计出来的255工作法,也就是利用番茄工作法的原理来吃青蛙(A类事件):

即25分钟专注工作+5分钟休息(其中25分钟可以根据个人情况而更改到35或者45都可以。)

A类事件就是要靠着255工作法交替完成;每天完成4个255交替,就能保证重要的事总能保质保量的完成。

ABC255只是简单总结,我觉得更重要的是首先我们应该搞清哪些事是人生的A事件。

我们每个人唯一相同的资源就是时间,所以怎么学习琢磨好好使用时间资源都不过分。 每个人不同时期、不同特点都应该有不同的时间分配重点。

我们无法管理时间,只有管理自己,有了强大有力的自我管理体系,才能真正做到不惧时光流逝。

长假结束后是很多人进入工作状态最慢最差的时候,但在同样的时间下,如果做任何事都有较长的适应和磨损时间,无形中就会浪费宝贵的资源。

希望我们都能主动掌握时间,通过做时间的朋友,做自己生活的主人。

图片:图虫创意 声明:本文观点仅代表作者观点,不代表MBA智库立场。